Automatización y diseño de consulta de independencia internacional

Información relevante

Cliente: Grant Thornton
Etiquetas: UX Design, UI Design, User Flows, Prototipos interactivos, Testing
Herramientas: Figma, FigJam, Slack.
Equipo: Project Manager

Contexto del proyecto

Grant Thornton, a través de su departamento de independencia, identificó la necesidad de mejorar y automatizar los procesos manuales asociados a las consultas de independencia internacional. Este proceso era fundamental para garantizar el cumplimiento normativo, pero implicaba múltiples flujos fragmentados y tareas repetitivas.

El objetivo principal fue diseñar una solución digital que centralizara y simplificara estas operaciones, permitiendo gestionar datos, generar flujos de trabajo automatizados y facilitar la toma de decisiones en un entorno altamente regulado.

Mi rol

Como diseñador senior UX/UI, lideré las fases clave del diseño, incluyendo la interpretación de los requerimientos iniciales, conceptualización, diseño visual y validación de prototipos:

1. Análisis de documentación: Interpreté el detallado análisis de requerimientos proporcionado por el cliente, identificando puntos críticos del proceso.

2. Diseño de User Flows: Mapeé flujos funcionales basados en los procesos actuales (AS-IS) y futuros (TO-BE).

3. Wireframes y prototipos: Creé wireframes de baja fidelidad para estructurar la solución y prototipos de alta fidelidad para simular el funcionamiento final.

4. Pruebas de usabilidad: Realicé pruebas con stakeholders y usuarios clave para validar la claridad y eficiencia del diseño.

Proceso de diseño

1. Análisis inicial y comprensión del problema

El proyecto inició con un análisis exhaustivo de la documentación proporcionada por el cliente, que detallaba los procesos actuales (AS-IS) y los objetivos deseados (TO-BE). Este análisis fue complementado con reuniones regulares con los stakeholders debido a la complejidad del negocio y los flujos involucrados.

• Revisión documental:

  • Analicé flujos críticos como la gestión de solicitudes en AGP4, las consultas internacionales en GRS y la integración de bases de datos externas (Axesor y Amadeus).

  • Identifiqué puntos críticos, como duplicidad en la entrada de datos, procesos manuales que aumentaban los errores y la falta de automatización en tareas clave.

• Entrevistas con stakeholders:

  • Realicé sesiones para entender las prioridades del negocio y aclarar la complejidad de los flujos internacionales de independencia.

  • Identifiqué necesidades clave, como mejorar la trazabilidad, simplificar la navegación y facilitar la resolución de conflictos internacionales.

• Mapeo de fricciones:

  • Dificultad para gestionar múltiples solicitudes de forma simultánea.

  • Falta de alertas y visibilidad en el estado de las solicitudes, lo que generaba retrasos.

  • Poca integración entre sistemas, con procesos fragmentados entre nacional e internacional.

2. Conceptualización y diseño funcional

Tras comprender los requerimientos, definí y mapeé los flujos funcionales necesarios para la solución:

• User Flows detallados:

  • Diseñé flujos que abarcaban desde la creación de solicitudes hasta su cierre, incluyendo:

    • Inicio de una consulta: Selección de plantillas nacionales o internacionales con campos específicos.

    • Gestión de entidades vinculadas: Consulta y manejo de información desde bases externas como Axesor y Amadeus.

    • Resolución de conflictos: Registro de decisiones tomadas y generación de reportes listos para envío.

  • Estos flujos fueron presentados y validados con stakeholders en workshops colaborativos.

• Workshops con stakeholders:

  • Facilitamos talleres para alinear el entendimiento del equipo técnico y de negocio, obteniendo retroalimentación continua para optimizar los flujos.

3. Diseño visual y wireframes

Con los flujos definidos, pasé a traducirlos en una interfaz centrada en el usuario:

• Wireframes de baja fidelidad:

  • En Figma, estructuré cada etapa del flujo, priorizando claridad y funcionalidad básica.

  • Los wireframes incluyeron elementos como:

    • Formularios dinámicos con campos condicionales.

    • Indicadores de progreso para mejorar la orientación del usuario.

    • Tablas interactivas para gestionar grandes volúmenes de datos.

  • Estos diseños fueron validados en sesiones internas y con stakeholders clave.

• Iteraciones tempranas:

  • Incorporé ajustes basados en el feedback recibido, asegurándome de que los elementos clave fueran claros y funcionales.

4. Prototipo de alta fidelidad y simulación funcional

Una vez validados los wireframes, pasé al diseño detallado y a la creación de prototipos interactivos:

• Diseño visual moderno:

  • Aplicamos la guía de estilo existente de Grant Thornton, respetando su identidad visual, pero añadiendo elementos necesarios para este proyecto.

  • Diseñé una interfaz que integraba formularios, gráficos y tablas con una estética profesional y limpia.

• Prototipo funcional en Figma:

  • Creé un prototipo interactivo que simulaba el flujo completo, permitiendo explorar:

    • Creación y envío de solicitudes nacionales e internacionales.

    • Integración con bases externas para consultar y exportar datos automáticamente.

    • Resolución de conflictos internacionales con herramientas visuales como gráficos de relaciones y comentarios editables.

  • Este prototipo fue probado internamente y con usuarios clave para garantizar su funcionalidad.

5. Implementación del Design System

En este proyecto, trabajamos sobre el Design System existente de Grant Thornton, sin modificar componentes actuales, pero añadiendo nuevos elementos para satisfacer las necesidades del proyecto:

• Nuevos componentes añadidos:

  • Barras de progreso: Indicadores visuales para mostrar el estado de las solicitudes en tiempo real.

  • Alertas personalizadas: Mensajes visuales para destacar solicitudes vencidas o acciones pendientes.

  • Tablas interactivas: Diseñadas para manejar grandes volúmenes de datos con opciones de filtrado y exportación.

  • Gráficos de relaciones internacionales: Visualización del Family Tree de clientes y entidades vinculadas.

• Documentación del diseño:

  • Cada componente añadido fue documentado con especificaciones claras para su implementación, asegurando consistencia en futuras expansiones.

6. Validación y testing

Antes de la entrega final, realizamos un extenso proceso de validación y pruebas:

• Testing con usuarios clave:

  • Facilitamos sesiones con miembros del departamento de independencia para evaluar la claridad de los flujos y la facilidad de uso de la interfaz.

  • Las pruebas incluyeron escenarios complejos, como la gestión de conflictos internacionales con múltiples entidades.

• Iteraciones basadas en feedback:

  • Ajusté elementos visuales, como tamaños de texto y botones, para mejorar la usabilidad.

  • Refiné los gráficos y tablas para garantizar que fueran intuitivos incluso con grandes volúmenes de datos.

• Pruebas internas finales:

  • Simulé todo el proceso, desde el inicio de una solicitud hasta su cierre, validando la funcionalidad y consistencia en cada paso.

Resultados del proyecto

El diseño de la nueva plataforma permitió a Grant Thornton optimizar significativamente sus procesos de consulta de independencia, logrando:

1. Automatización de flujos complejos: Los usuarios ahora pueden gestionar grandes volúmenes de solicitudes con herramientas más eficientes.

2. Interfaz intuitiva y moderna: La navegación mejorada y los nuevos componentes visuales facilitaron la gestión diaria del sistema.

3. Consistencia escalable: Los nuevos componentes añadidos al Design System garantizan que futuros proyectos mantendrán la calidad y coherencia del diseño.

4. Cumplimiento normativo mejorado: La solución asegura que los flujos estén alineados con los estándares internacionales de GTIL, con trazabilidad y documentación clara en cada etapa.